有意義に時間を使おう！会社の「会議」改善提案

こんばんは〜ほのです。今日は仕事がサクサク進んでいたので定時退社!♡の予定が1時間残業。悔しい（笑）理由は「定例会議」の時間が伸びたから。今日は会社員なら絶対経験している「会議」のあり方を提案！

私たちには会議の「あれこれ」を変える権力はまだまだないけど
「より良くするためにはどうあるべきか」自分の頭で考えるのはできるはず！

それでは行ってみよう！

「定例」をやめよう

「毎週○曜日の△時から××会議」

ここで疑問に思うのが「毎週必ず必要か？」です。もちろん定例にすることで会議の時間は予め空けておくことができて、参加率が高くなるメリットもあります。ただ議題があまりない時も、とりあえず集まっていることも多いです。会社は様々な価値観を持った「個人」がお互いの意見を尊重しあって大きな目標を達成する場なので、会議がいらないとは思いません。ただ、必要性を見極めることも会社の生産性を上げるためには大事です。

会議資料は前日までに配布しよう

会議で資料を説明する時間を省くべきです。わざわざ時間を拘束して集まっているのは、「ある議題に対して意見を出し合い、より良いものを創造するため」だと思います。そのためには、あらかじめ資料は配布して読んできてもらう、その上で意見・質問があれば共有しましょう。このスタイルが時間もかからず合理的です。

当日配布して読む時間を取れるかは何とも言えないので、遅くとも前日までに配布するのが理想かなあ‥。ギリギリに配布すると、「時間なくて読めませんでした。」って人必ず出現するから（笑）

「木曜日」を避けよう

これは今の職場でいっつも感じるポイントですねー！
「会議はいらない」って主張する方はたくさんいると思うのですが「木曜日はやめよう？」って言ってる人はあまり見たことがない（笑）なぜ木曜がダメなのか。

「一番疲れているから」

平日勤務の会社員であれば木曜日が出勤4日目。金曜が一番体力的にはしんどいのかもしれないけど「今日頑張れば明日休みや♡」って謎のテンションが働くので金曜日は割とみんなイキイキしている（笑）だから「今日を終えても、もう1日あるよ‥」「疲れ溜まってきたあ」とついマイナスな気分になってしまいがちなのが木曜日の魔力。

こんな状態で会議をするとどうでしょう。

・頭が働いていない会議で生産性に欠ける。

・ダラダラ気分でつい会議が伸びてしまう。

・時にはイライラしていて嫌な雰囲気になるときも‥。

なんてことが起こってしまうんですね。
これは仕組みを変えていくべきところでしょう。

小規模会議にしよう

最後のポイントは「小規模会議」

大規模だとダメなの‥？必ずしも「だめ」ではない。
１年に１回、会社全体で集まって、会社の現状を共有しあう、今後の展望を取締役が伝えるという、みんなで同じゴールを一緒に目指すための「方向性確認」を目的で行う会議はあり

ただ「意見を出し合う」「情報共有」という目的で大規模会議はなし！

意見を出し合うために不向きなのは、人は大勢の前だと意見を出さない割合が増えるからですね（笑）人数が多いと「誰かがやってくれるから、まあ、いいか」思想が増える。学生の頃「授業中に発言する子は限られていて、いつも同じ。」だったでしょ？（笑）何なら先生に「話さない人は授業に参加してないのと同じだ！」って怒られたくらいにして。
社会人も同じ。「話す人」と「ただ居るだけの人」が生まれるんですね。小規模な会議だと雑談のように意見を出しやすく、対話もしやすくなります。

情報共有に不向きなのは不必要な情報も入ってくるからですね。社員全員が知っていなければいけない情報なんてそんな多くありません（笑）せっかく部署があるので分業しましょう。どの部署がどの仕事を担当しているか、くらい分かっておけば、あとは詳しい中身は担当が詳しくなって専門性を高めていく方がクオリティは上がっていくでしょう。
また、社員全員知っててほしいこと＝重要なことです。それは会議で長々説明するのではなく、情報共有ツールを使って「テキスト」で配信すべきです。話すことは「気持ちが伝わる」「その場で補足ができる」メリットもある一方、「受け手の受け取り方で内容が変わってしまう恐れがある」「残らない」というデメリットがあります。
IT社会の現代は情報共有なんてメールに限らず、LINE、専用チャットなど山ほどありますからそこで配信しましょ。

まとめ

今日は会社の「会議」改善提案について考えてみました。改善すべき点は

・「定例」をやめよう

・会議資料は前日までに配布しよう

・平日勤務の会社は「木曜日」を避けよう

・小規模会議にしよう

４点です。私たちに変えられるものではないかもしれないけど、会社の変えるべき制度を考えることで「もっといい方法はないか？」って仕事で考えるクセがつくよ！ぜひTRYしてみてね。

月曜日から体力を削られる１日だった〜（笑）
予想通り今週は忙しい！

肩肘はらずあと４日間、ゆるりと頑張りましょ〜
明日も「ゆる〜く」生きていこう

だだみ

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宅地建物取引士一発合格経験あり。 教員免許状（小中高）保有。 平均年齢45歳over企業の26歳最年少社員。 先輩方に揉まれて働くポジティブガール♡